Guía definitiva para lograr el éxito de los nuevos empleados: las mejores prácticas de incorporación utilizando un plan a 30, 60 y 90 días

Las mejores prácticas de incorporación no se limitan a un solo día de orientación; consisten en una experiencia estratégica y estructurada que transforma a un nuevo empleado en un miembro del equipo seguro de sí mismo, productivo y comprometido. Para los líderes de RR. HH. de hoy, el objetivo es crear una experiencia que acoja y empodere a sus empleados. Una primera impresión positiva durante la incorporación puede marcar la pauta para un compromiso a largo plazo, hacer que los nuevos empleados se sientan valorados y aumentar la probabilidad de retención.

La herramienta más eficaz para conseguirlo es el plan a 30, 60 y 90 días, un marco diseñado para proporcionar claridad, orientación y un progreso medible desde el primer día y durante los cruciales tres primeros meses. Este modelo también mejora la experiencia de incorporación, al ayudar a que los nuevos empleados se sientan apoyados y preparados. Un estudio de Gallup reveló que el 70 % de los empleados que tuvieron experiencias de incorporación excepcionales afirma tener "el mejor trabajo posible". Además, esos empleados tienen 2,6 veces más probabilidades de estar extremadamente satisfechos con su lugar de trabajo. Por el contrario, un estudio de SHRM demuestra que hasta el 20 % de toda la rotación de empleados ocurre durante los primeros 45 días tras incorporarse a un nuevo trabajo; una clara señal de que, efectivamente, las primeras impresiones sí importan.

Para ver estos principios en acción, lea a continuación nuestro caso de éxito y descubra cómo BJC Healthcare, una organización sanitaria sin ánimo de lucro, mejoró la incorporación de 33 000 empleados.

La evolución de la incorporación de los empleados: mucho más que un paquete de bienvenida

Históricamente, la incorporación era poco más que una lista de verificación administrativa: rellenar el papeleo, recibir un portátil y conocer al resto del equipo. Este proceso de incorporación tan anticuado suele provocar que los nuevos empleados se sientan abrumados y desconectados de su lugar de trabajo y de sus compañeros.

Como han señalado los expertos de Cornerstone en otras ocasiones: "La incorporación es mucho más que presentar la empresa a los nuevos empleados (y viceversa). No consiste solo en hacer papeleo, y no se acaba en un día". De hecho, un buen proceso de incorporación comienza en la etapa de selección de personal, al asegurarse de que se está contratando a alguien que cumpla con todos los requisitos de cultura y adecuación.

Cuando hablamos de unas prácticas de contratación efectivas, según el coach de carreras profesionales Jay Forte, "es importante contar con personal que no solo tenga la experiencia necesaria, sino que, además, presente los comportamientos necesarios para lograr un alto rendimiento de manera constante". Pensemos en un representante de atención al cliente: los que tienen más éxito saben cómo establecer rápidamente una relación sólida con el cliente y resolver problemas aparentemente irresolubles en el momento. El plan a 30, 60 y 90 días debe estar diseñado para fomentar y desarrollar esos comportamientos específicos que hicieron que el candidato resultara atractivo en primer lugar.

Cree una plantilla de incorporación proactiva que le permita integrar a los empleados de manera fluida en la estructura de la organización. Un proceso estructurado y personalizado garantiza coherencia, claridad y un ambiente solidario y acogedor durante un periodo de cambios importantes para la persona que se incorpora. Este cambio de mentalidad, pasando de una tarea administrativa a una función estratégica, sienta las bases de la moderna gestión del talento y es uno de los fundamentos de las mejores prácticas de incorporación efectivas.

¿Qué es un plan a 30, 60 y 90 días y por qué es una pieza clave para el éxito?

Un plan a 30, 60 y 90 días es un marco de referencia estructurado que establece de forma clara las metas, los objetivos de formación y las expectativas de rendimiento para los primeros tres meses de una persona que es nueva en la empresa. Sirve como hoja de ruta para esa persona y guía tanto al nuevo empleado como a usted en su papel de su responsable directo, a través de una experiencia de integración, contribución, autonomía progresiva y satisfacción en su nuevo rol.

Cómo se define el marco a 30, 60 y 90 días

Este marco desglosa en segmentos manejables de 30 días lo que puede parecer la tarea abrumadora de comenzar un trabajo nuevo. Cada fase tiene un enfoque distinto. Los primeros 30 días se centran en la formación sobre la empresa, los productos, el rol, los sistemas y los objetivos de la organización. Los 30 días siguientes se dedican a fomentar una contribución y una colaboración activas, o a establecer una dinámica de trabajo conjunto efectiva. Los últimos 30 días se dedican a tomar la iniciativa e impulsar resultados independientes. Este marco ayuda a los nuevos integrantes del equipo a comprender con precisión qué se espera de ellos en cada etapa.

La ventaja psicológica: desglosar los primeros tres meses

Asumir un nuevo rol puede ser una fuente de ansiedad significativa para cualquier persona. Los nuevos empleados están adaptándose a dinámicas sociales, procesos y expectativas de rendimiento con los que no están familiarizados. Un plan a 30, 60 y 90 días puede ayudar a aliviar ese estrés al proporcionar una estructura clara y transparente para todos los involucrados.

Carol Anderson escribe: "Para garantizar que los empleados se responsabilicen de su propia formación desde el primer día, busque la curiosidad intelectual en los nuevos empleados. La curiosidad intelectual es una característica clave de todo buen empleado, ya que impulsa la formación autodirigida, la innovación y la mejora de los procesos". Lo mismo puede decirse del uso del enfoque a 30, 60 y 90 días, que permite a los empleados tomar las riendas de su experiencia desde el primer día en su nuevo rol.

Los primeros 30 días: sentando las bases

El primer mes de un nuevo trabajo es, sin duda, el período más crítico de toda la experiencia de incorporación. El objetivo principal durante esta fase es integrar al nuevo empleado en la cultura de la empresa, proporcionarle los conocimientos fundacionales que necesita y ayudarle a establecer dentro de la organización las relaciones clave que le permitirán prosperar más adelante.

Hay que centrarse en la formación y la integración

Durante los primeros 30 días, el énfasis debería centrarse en absorber información sobre su empresa y el nuevo rol. Esto puede incluir conocer la misión y los valores de la empresa, recibir formación sobre sus productos o servicios y conocer a fondo los sistemas y procesos internos. También es un buen momento para la integración social: el nuevo empleado conoce a los demás integrantes del equipo, a los principales interesados y a su mentor asignado o compañero de incorporación. SHRM determinó que un programa de compañeros puede ser una herramienta sumamente eficaz, y que el 56 % de los nuevos empleados afirmó que reunirse con un compañero, aunque solo fuera una vez, le había ayudado a aumentar su productividad más rápidamente.

El rol de la tecnología en la automatización de la formación fundacional

En un caso, la Cornerstone Learning Experience Platform, implementada por Enphase, transformó la experiencia de incorporación de sus nuevos empleados, ayudándoles a comprender mejor la empresa y lo que ofrecía, para que pudieran integrarse más fácilmente en sus nuevos roles. En consonancia con el marco o plantilla a 30, 60 y 90 días, el objetivo era lograr que los nuevos empleados fueran productivos y estuvieran al día en un plazo de 45 días desde su incorporación a Enphase.

El programa de formación abarcaba temas como el conocimiento de la empresa y de los productos de Enphase, una descripción general de las principales unidades de negocio, el manual de cultura empresarial, la orientación sobre valores, etc., con el objetivo de facilitar la experiencia de incorporación.

Dicho esto, garantizar que todos los nuevos empleados reciban la misma formación fundacional de alta calidad puede ser un reto logístico, especialmente, en organizaciones grandes o distribuidas.

Aquí es donde las mejores prácticas de incorporación sirven para potenciar la tecnología. Un sólido sistema de gestión de la formación (LMS), como el que ofrece Cornerstone, puede automatizar la entrega de este contenido crítico. Con Cornerstone Immerse Companion, puede aprovechar la IA y la RV para crear un compañero virtual personal de incorporación para cada empleado.

Los siguientes 30 días: impulsar la contribución y la colaboración (días 31 a 60)

Una vez finalizada la formación fundacional del empleado, el segundo mes se centra en transformar al nuevo empleado para que pase, de ser un alumno pasivo, a un colaborador activo en la organización. La persona en cuestión debería comenzar a aplicar sus conocimientos recién adquiridos en tareas prácticas y contribuir de manera más directa a los objetivos empresariales y del equipo.

Durante esta fase, también es importante que los responsables de contratación desempeñen un rol clave en apoyar e integrar al nuevo empleado, asegurándose de que se sienta parte de su nuevo equipo y esté preparado para colaborar con éxito.

De la formación a la acción

En esta fase, la atención se centra en la aplicación práctica y en asumir las responsabilidades iniciales. Aquí también es donde el rol del responsable se vuelve aún más crítico. Un estudio de Gallup muestra que, cuando los responsables se involucran activamente en la incorporación, los nuevos empleados tienen 3,4 veces más probabilidades de describir su experiencia como "excepcional".

Aprovechar las plataformas de incorporación para un feedback significativo

Durante esta fase, es esencial proporcionar un feedback constante y oportuno. Las plataformas modernas de gestión del talento pueden facilitar esto al integrar ciclos de feedback continuos y funcionalidades para realizar reuniones de seguimiento. En lugar de esperar a una evaluación formal, puede proporcionar coaching en tiempo real, y los nuevos empleados pueden solicitar orientación directamente en el sistema. Esto crea un entorno dinámico y de apoyo que acelera el desarrollo de habilidades y garantiza que la persona incorporada vaya por buen camino. Las organizaciones que proporcionan feedback continuo registran tasas de rotación un 14,9 % más bajas.

Los últimos 30 días: fomentar la autonomía y el crecimiento futuro (días 61 a 90)

La fase final del plan a 30, 60 y 90 días consiste en consolidar el rol de la persona en el equipo y empoderarla para que trabaje de forma más independiente. La atención se centra en la ejecución autónoma y la planificación a largo plazo. Esta etapa marca un hito clave en la experiencia del nuevo empleado, que pasa de la incorporación inicial al desarrollo continuo y la integración dentro de la organización.

Fomentar la autonomía en la ejecución y el desarrollo de trayectorias profesionales

Al llegar a esta etapa, la persona recién contratada debería estar trabajando con mayor confianza. Al cumplirse los 90 días, es el momento perfecto para mirar hacia delante. Usted y el empleado deben orientar las conversaciones hacia los objetivos futuros y las aspiraciones profesionales. Hablar de las trayectorias profesionales dentro de la organización muestra a la nueva incorporación que hay un futuro para ella en la empresa, lo que puede ser un poderoso motor para fomentar la fidelidad a largo plazo.

Uso de datos para validar el éxito de la incorporación

¿Cómo saber si su programa de incorporación está funcionando? Al aprovechar los análisis de una plataforma de talento integrada como Cornerstone, puede seguir el progreso respecto a los objetivos marcados en el plan a 30, 60 y 90 días. Puede supervisar las tasas de finalización de la formación, revisar el feedback de rendimiento e incluso correlacionar el éxito de la incorporación con métricas a largo plazo, como las puntuaciones de compromiso de los empleados y las tasas de retención, lo que proporciona una clara rentabilidad de la inversión realizada en la incorporación.

Cómo crear e implementar un plan de incorporación exitoso a 30, 60 y 90 días

La creación de un plan de incorporación eficaz requiere una preparación cuidadosa y la colaboración entre RR. HH., el responsable de contratación y el equipo. Para crear un marco que prepare a los nuevos empleados para el éxito, es recomendable seguir estos pasos.

Paso 1: definir las prioridades específicas del rol antes del primer día.

Incluso antes de que el nuevo empleado empiece a trabajar, debería definir qué se considera como éxito para ese rol en particular a los 30, 60 y 90 días. El proceso de incorporación debe iniciarse tan pronto como se acepte la oferta de trabajo, garantizando así una transición fluida para el nuevo empleado. Estas son algunas de las preguntas que le ayudarán a definir el éxito del rol:

• ¿Qué conocimientos fundacionales son esenciales?

• ¿Cuáles son las primeras contribuciones que debe hacer la persona recién incorporada?

• ¿Qué nivel de autonomía se espera al tercer mes?

Este trabajo de base resulta esencial para elaborar un plan que sea relevante y significativo.

Paso 2: crear una plantilla maestra con unos objetivos temáticos claros.

Desarrolle una plantilla universal para el plan a 30, 60 y 90 días que pueda personalizarse para diferentes roles dentro de su empresa. Ese plan debería garantizar que las nuevas contrataciones dispongan de todas las herramientas necesarias para tener éxito, de manera que sea sencillo acceder a los recursos y a la información esenciales desde un único lugar. Dicha plantilla debe esbozar el tema general de cada fase:

• Primeros 30 días: formación e integración. Se pone el foco en la cultura de la empresa, la formación en los sistemas y el establecimiento de relaciones.

• Siguientes 30 días: contribuir y colaborar. Se pone el foco en el trabajo inicial sobre proyectos, los ciclos de feedback y la aplicación de conocimientos.

• Últimos 30 días: ejecutar y crecer. El foco se pone en el trabajo independiente, en tomar la iniciativa y planificar a largo plazo.

Paso 3: rellenar el plan con objetivos específicos, medibles y alcanzables.

Para cada fase, puede incluir objetivos específicos y prácticos. Evite expresiones vagas como "familiarizarse con el trabajo"; en su lugar, utilice objetivos concretos como "completar los cinco módulos de la formación en materia de cumplimiento normativo antes de que termine la segunda semana" o "asistir a tres llamadas con clientes junto a un integrante sénior del equipo antes del día 45".

Paso 4: programar las principales reuniones de seguimiento y sesiones de feedback.

Un plan es inútil si no se hace un seguimiento. Programe reuniones de seguimiento del plan y con el nuevo integrante. Una reunión inicial entre el nuevo empleado y su supervisor directo es esencial para establecer las expectativas, presentar a los integrantes del equipo y proporcionar los recursos clave desde el principio. Una reunión semanal de 30 minutos con el responsable, una reunión quincenal con un mentor y evaluaciones formales a los 30, 60 y 90 días son fundamentales para proporcionar apoyo, eliminar cualquier impedimento y ajustarse a todos los involucrados.

Paso 5: integrar la tecnología para automatizar y hacer seguimiento del progreso.

Gestionar manualmente decenas de planes de incorporación resulta ineficiente. Utilice una plataforma de incorporación para asignar tareas, ofrecer contenidos de formación y realizar un seguimiento del progreso. Un sistema puede activar automáticamente los recordatorios para las reuniones de seguimiento y enviar mensajes de bienvenida, creando una experiencia fluida y profesional que ahorra tiempo administrativo y le proporciona datos valiosos.

Ziggy's Home Improvement, un antiguo cliente de Cornerstone, es un negocio familiar que comenzó en Spokane y se expandió por todo el Pacífico Noroeste. La empresa entendió el valor de utilizar la tecnología para incorporar y mejorar las habilidades de sus nuevos empleados, a pesar de ser una marca fuerte en el sector "hágalo usted mismo" (DIY).

Gracias a la tecnología proporcionada por Cornerstone, Ziggy's pudo mejorar el proceso de incorporación e implementar la formación y el desarrollo de habilidades dentro de la empresa.

Según su responsable de formación, Jordan Worthington: "Ya han pasado los días en los que había que ponerse manos a la obra desde el minuto cero. Las contrataciones potenciales y los nuevos empleados esperan recibir un cierto nivel de atención, interés y estructura al comenzar su empleo en una empresa. Si queríamos atraer y retener a buenos empleados, era imprescindible presentarnos, expresar nuestras expectativas, realizar el cumplimiento normativo y dar algunos consejos rápidos sobre cómo incorporarse a nuestro equipo".

Paso 6: revisar y ajustar el plan junto a la nueva contratación.

El plan a 30, 60 y 90 días debe ser un documento vivo. Revíselo con la persona nueva en su primer día para asegurarse de que lo entienda y pueda preguntar lo que necesite. Sea flexible y ajuste los objetivos en función del progreso y del feedback de la persona nueva durante los primeros tres meses. Revisar y actualizar regularmente el plan ayuda a construir un programa de incorporación sólido y mantiene el compromiso de los nuevos empleados, lo que asegura que permanezcan motivados y conectados durante el proceso de incorporación.

Una incorporación de empleados personalizada aumenta el compromiso

Utilizar el mismo enfoque de incorporación para todas las personas es una oportunidad desaprovechada. Los mejores programas se personalizan según el rol de cada individuo, su nivel de experiencia e incluso su entorno laboral.

Caso de éxito: Cómo el programa GPS de BJC HealthCare transforma la incorporación para 33 000 empleados

Un antiguo cliente de Cornerstone, BJC Healthcare, una organización sanitaria sin ánimo de lucro con 15 hospitales en el área de St. Louis, se enfrentó a un desafío de incorporación único. Se encargaba de gestionar la contratación continua 24 horas al día y 7 días a la semana de 33 000 empleados en roles que iban desde el servicio de restauración hasta la investigación en neurociencia. Encontraron la solución en un programa denominado GPS (Guiding People to Success), que comienza con una incorporación estructurada que proporciona a los responsables herramientas para guiar a los empleados durante "los primeros días, semanas y meses de un empleado".

El sistema demuestra el poder de los principios descritos en una planificación eficaz a 30, 60 y 90 días. BJC utiliza su plataforma para "integrar a los empleados nuevos en una comunidad en línea" en la que "los empleados nuevos tienen acceso a herramientas y recursos que pueden utilizar para conectarse y fomentar su desarrollo profesional". Este enfoque aborda directamente las necesidades psicológicas mencionadas anteriormente, proporcionando claridad, conexión y una ruta clara a seguir desde el primer día.

Los resultados hablan de la eficacia de una incorporación estructurada y basada en la tecnología. Al centrarse en las herramientas de orientación para responsables y en crear trayectorias de formación personalizada, el enfoque de BJC promueve la "retención y el compromiso de los empleados mientras se apoya su misión más amplia de servicio de salud para la comunidad".

Esto es especialmente crítico para los empleados remotos e híbridos, quienes necesitan una mayor intencionalidad y estructura para sentirse parte del equipo y adaptarse eficazmente.

Trampas comunes en la incorporación y cómo evitarlas

Incluso con un plan, pueden surgir complicaciones. Ser consciente de los errores comunes en la incorporación puede ayudarle a diseñar proactivamente un proceso de incorporación más resiliente.

• Exceso de información: no sature a los nuevos miembros del personal con demasiada información el primer día. Un plan a 30, 60 y 90 días evita esto de forma natural porque espacia los objetivos de formación.

• Ignorar la cultura de la empresa: el proceso de incorporación es un proceso tanto de integración cultural como de formación laboral. Incluya actividades que introduzcan explícitamente los valores de la empresa y sus normas de comunicación.

• Tratarlo como una simple lista de verificación: el plan es una guía, no una simple lista de tareas pendientes. El verdadero valor se encuentra en las conversaciones y el feedback que giran en torno al plan.

• Ignorar el feedback de la persona que se incorpora: las encuestas y las reuniones de seguimiento con las personas de nueva contratación son prácticas recomendables para garantizar una integración fluida, mejorar la satisfacción de los empleados y crear mejores experiencias de incorporación.

La participación del responsable en la incorporación es vital

No se puede poner demasiado énfasis en lo crucial que es el rol del responsable en el proceso de incorporación. Aunque se disponga como base de una excelente plantilla del plan a 30, 60 y 90 días, sin el compromiso y la implementación del responsable de contratación, es posible que tenga la sensación de que está haciendo perder el tiempo a todo el mundo. Involucrar a los responsables en el proceso de incorporación garantiza que los nuevos empleados, desde el principio, reciban asesoramiento y apoyo, así como que tengan unas expectativas claras.

Necesita que su equipo directivo fomente y desarrolle los rasgos de comportamiento que destacaron durante el proceso de selección de personal. El compromiso de los responsables es tan crítico debido al enfoque en el desarrollo conductual. Como destaca el experto en psicología laboral Dr. Neil Lavender : "se puede formar a empleados competentes para realizar el trabajo. Busco valores familiares, la capacidad de relacionarse bien con los demás, relaciones interpersonales positivas, honestidad e integridad". Desarrollar este tipo de rasgos de carácter en los nuevos empleados requiere un cultivo continuo a través de interacciones significativas con los responsables.

Medición de la rentabilidad de un programa de incorporación estructurado

Invertir en incorporación estratégica genera resultados empresariales tangibles. El coste de perder a un empleado es considerable; Gallup estima que reemplazar a un solo empleado puede costar entre la mitad y el doble de su salario anual. Al mejorar la retención, generará importantes ahorros.

Céntrese en tres métricas clave para demostrar valor:

1. Retención: seguimiento de la tasa de rotación de los nuevos empleados a los 90 días, a los seis meses y al año.

1. Compromiso: utilice encuestas de opinión para medir el compromiso de los nuevos empleados, la satisfacción de los empleados en general y el sentido de pertenencia.

1. Tiempo hasta la productividad plena: colabore con los responsables para definir qué significa la "productividad plena" para cada rol y supervise cuánto tiempo tardan los nuevos empleados en alcanzar ese punto de referencia.

¿Quiere ver cómo es en la práctica un plan a 30, 60 y 90 días que tiene éxito? Vea cómo Accolade utilizó Cornerstone para reducir de seis a tres semanas el tiempo de incorporación de nuevos empleados al tiempo que mejoraba la preparación de los nuevos empleados.

Preguntas frecuentes sobre las mejores prácticas de incorporación

¿Cuál es el objetivo principal de un plan a 30, 60 y 90 días?

El objetivo principal de un plan a 30, 60 y 90 días es proporcionar una hoja de ruta estructurada y transparente para los tres primeros meses de un nuevo empleado. Su finalidad consiste en acelerar su integración, clarificar las expectativas y reducir el tiempo de productividad, al dividir los objetivos de formación y rendimiento en fases manejables, lo que puede mejorar la retención en más de un 60 %.

¿Cómo se mide el éxito de un programa de incorporación?

El éxito de un programa de incorporación se mide a través de las métricas clave del negocio, principalmente, las tasas de retención de los nuevos empleados (al cabo de 90 días y de 1 año), el tiempo hasta la productividad plena (el tiempo que tarda un empleado en alcanzar su plena efectividad) y los niveles de compromiso de los nuevos empleados, obtenidos de encuestas de opinión periódicas.

¿Debería un plan a 30, 60 y 90 días ser igual para todos los empleados?

No. Aunque la empresa podría utilizar una plantilla maestra, las mejores prácticas de incorporación más efectivas implican personalizar el plan a 30, 60 y 90 días para el rol, el departamento y el nivel de experiencia específicos de cada persona incorporada. Un plan para un líder sénior será muy diferente de uno para un asociado de nivel básico.

¿De quién es la responsabilidad de crear el plan a 30, 60 y 90 días?

Crear el plan a 30, 60 y 90 días es un esfuerzo colaborativo. Por lo general, RR. HH. proporciona el marco de referencia, las plantillas y la tecnología. No obstante, el responsable de contratación es el principal encargado de personalizar el plan con los objetivos específicos para ese rol y de ejecutarlo mediante reuniones de seguimiento periódicas con el nuevo empleado.